Proceso de toma de decisiones empresarial (Entrada 4)

 

GABRIELA LISSERT DURAN PEREZ 

PROFESORA: CLAUDIA IVETTE RAMIREZ ALCANTARA

GRUPO: VLAE-701

PLANTEL: IXTAPALUCA

ACTIVIDAD 4

INTRODUCCIÓN

La toma de decisiones es el proceso de aprendizaje natural o estructurado mediante el cual se elige entre dos o más alternativas, opciones o formas para resolver diferentes situaciones o conflictos de la vida, la familia, empresa, organización. Cada día tomamos decisiones para las cuales no necesariamente tomamos la mejor opción. Cuando tomamos decisiones es necesario estar conscientes que cada una trae consecuencias positivas o negativas y también implica un riesgo. La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una persona hace uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una decisión ante un problema o conflicto que presente la vida. Una definición de lo que es tomar decisiones según Ramón Betancur es: “Tomar una decisión siempre comienza por elegir entre decidir o no decidir. Al decidir, estamos asumiendo el compromiso con los resultados que se quieren alcanzar, mientras que al no decidir demostramos estar interesados en que las cosas sucedan, pero sin hacer nada para lograr los resultados deseados. Lo que nos lleva a una u otra cosa, son nuestros modelos mentales y es por ello que debemos analizar los procesos de toma de decisiones a partir de estos. Normalmente se decide para alcanzar el éxito y se eluden las decisiones cuando se desea evitar el fracaso.” Las personas piensan bien o mal a la hora de tomar decisiones; sin embargo, para poder tomar una buena decisión, hay que tener un pensamiento crítico. El pensamiento es parte de nuestra naturaleza y hay que reconocer que el acto de pensar está siempre relacionado con conocimiento, porque este no se produce en el vacío; cuando uno piensa está siempre pensando en algo o acerca de algo. La toma de decisiones es fundamental para cualquier actividad humana; en este sentido, todos somos tomadores de decisiones, sin embargo, tomar una buena decisión comienza con un proceso de razonamiento, constante y focalizado, que incluye muchas disciplinas. En esa dirección, la toma de decisiones es indispensable para las empresas pues una decisión mal tomada, puede conllevar a una situación comprometedora. Por tal razón, las personas encargadas de la toma de decisiones deben estar capacitadas y conocer todas las características y pasos que constituyen este proceso con miras a eliminar en lo posible valoraciones subjetivas al momento de elegir un curso de acción.

 

 

 

 

 

 

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN UNA EMPRESA, ASÍ COMO LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA ESTANDARIZADO PARA LLEVARLO A CABO.

 

La Toma de Decisiones es entonces el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos. La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control. Funciones administrativas dentro de la organización al tomar decisiones: La Planeación: Selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión".

La toma de decisiones consiste en encontrar una técnica adecuada para resolver una situación problemática, en la que, además, hay una serie de sucesos inciertos. Una vez que se ha detectado un problema, real, imaginario, probable o no, y se ha decidido hacer un plan para enfrentarse a el, hay que analizar la situación: hay que determinar los elementos que son relevantes y obviar los que no lo son y analizar las relaciones entre ellos y la forma que tenemos de influir en ellos. Este paso puede dar lugar a problemas, cuando se tienen en cuenta aspectos irrelevantes y se ignoran elementos fundamentales del problema. Una vez determinada cual es la situación problemática y analizada en profundidad, para tomar decisiones, es necesario elaborar modelos de acciones alternativas, extrapolarlas para imaginar el resultado final y evaluar este teniendo en cuenta la incertidumbre de cada suceso que lo compone y el valor que subjetivamente se le asigna ya sea consciente o automáticamente. Así se obtiene una idea de las consecuencias que tendría cada una de las acciones alternativas que se han definido y que puede servir para elegir la conducta más idónea como el curso de acción que va a solucionar el problema. Descrito así, el modelo de toma de decisiones puede aplicarse a cualquier situación en la que hagamos un plan para afrontarla y no solamente a las situaciones problemáticas. La preocupación es de preparar el curso de acción y puede estar asociada a situaciones que nos causan ansiedad, a cualquier problema que queramos resolver o cualquier acción creativa que queramos desarrollar de forma controlada. En este sentido, habría que analizar si preocuparse en tareas que no son problemáticas. Dado que las Decisiones son tomadas por personas y para evitar que estas sean el producto solamente del estado de ánimo del responsable y no se analicen todas las posibles alternativas es indispensable establecer un método práctico para la toma de decisiones. “Si no se trata de que la imaginación desvaríe, sino de que componga bajo la vigilancia de la razón, tiene que haber algo completamente seguro. Entonces es lícito, por lo que hace a la realidad del objeto, atenerse a la mera opinión, la cual, para no ser arbitraria, ha de vincularse, como fundamento explicativo, con lo realmente dado y, por lo tanto, cierto; entonces se llama hipótesis.” (Emmanuel Kant)

Los administradores, los gerentes, los administradores de fincas, los directores de fundaciones, los técnicos y otros empleados deben tomar decisiones en una extensa variedad de situaciones, y ningún método de toma de decisiones podría abarcarlas todas por sí solo. En general, sin embargo, el responsable de tomar una decisión debe comenzar por definir con toda precisión el problema que se le presenta, proceder después a evaluar las soluciones alternativas y tomar finalmente una decisión. Las condiciones en que se toman las decisiones, certidumbre, riesgos e incertidumbre, sirven de base a un muy completo marco de referencia para la toma de decisiones. Las decisiones pueden clasificarse como rutinarias, adaptativas o innovadoras. Estas categorías son reflejo del tipo de problema que se enfrenta y del tipo de soluciones consideradas. 

Un sistema de gestión de calidad (SGC) abarca un conjunto de normas y estándares internacionales que, interrelacionados entre sí, promueven el cumplimiento de los requisitos de calidad en una organización. Esto contribuye que los productos, servicios, y todos los procesos relacionados a ellos, cumplan con las condiciones que se les exige.

Estos son los principales beneficios de contar con un sistema de gestión de calidad:

• Generar mayor eficiencia. Las empresas con un SGC tienen el objetivo de maximizar la eficiencia y la calidad de sus procesos. Establecen pautas para ser seguidas por todos los empleados con el fin de llevar a cabo procesos comerciales y capacitaciones más sencillas y menos agotadoras en términos de tiempo o gasto financiero. 
• Estimula la moral de los empleados. Las funciones claras y definidas, los sistemas de capacitación establecidos, así como una clara comprensión de cómo sus roles afectan la calidad y el éxito del negocio, son propios del enfoque de un SGC. Este busca que los empleados estén motivados y satisfechos, ya que así se desempeñarán adecuadamente en la organización. 
• Ofrece reconocimiento internacional. ISO 9001, la norma que establece los requisitos para la implementación de un SGC, es una marca mundial de gestión de calidad. Al implementar este sistema, tu negocio parecerá digno de confianza. El objetivo de muchas empresas es exportar a nivel internacional, y la acreditación ISO contribuirá en gran medida a establecer la credibilidad en el ámbito comercial internacional. 
• Mejora la gestión de procesos. Los directivos pueden aprender qué mejoras son necesarias en un negocio a través de un sistema de documentación y análisis. Este es un procedimiento cuidadosamente planificado e implementado, que garantizará la toma de decisiones correctas para el negocio y la eliminación de los riesgos de cualquier error costoso. 
• Ofrece niveles más altos de satisfacción del cliente. ISO 9001 se basa en el principio de mejora continua. El estándar permite a las empresas definir qué debe ser un producto de calidad y cómo deben satisfacerse las necesidades de los clientes. Así, proporciona a las empresas el marco para revisar periódicamente si se satisfacen estas necesidades, con el objetivo de una mejora continua.

Los beneficios, entonces, se ven reflejados en los resultados positivos a mediano y largo plazo en una empresa. Ahí radica la importancia de implementarlo, más allá de que constituya un reto perfeccionar los procesos para cumplirlo.

La toma de decisiones en una empresa es el proceso por el que se escoge una opción entre varias posibles a la hora de afrontar un problema y solucionarlo o para determinar cómo se llevará a cabo determinadas acciones que afecten a la empresa, tanto en su conjunto como en áreas más pequeñas de la misma.

Para el teórico William Greenwood la toma de decisiones es «la elección entre varias alternativas posibles, teniendo en cuenta la limitación de recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado».

Es decir, a través de la toma de decisiones en la empresa se determina una situación o problema, se analizan las posibles alternativas para solucionarlo y se aplicar aquella más adecuada, para después analizar si el objetivo deseado se ha conseguido o no.

En un entorno tan cambiante como el actual, el proceso de toma de decisiones en la empresa debe ser flexible y capaz de adoptar diferentes enfoques, sin perder de vista, eso sí, el marco legal y seguir las directrices marcadas por la compliancia de la empresa, para asegurar que toda decisión tomada se hace dentro de lo dispuesto por las leyes.

El proceso de toma de decisiones en la empresa conlleva una serie de ventajas y desventajas, aunque si el proceso se ha llevado a cabo de forma correcta y grupal, estaremos hablando sobre todo de ventajas, como:

• Presentar un mayor número de alternativas, gracias a las diferentes experiencias de los participantes en el proceso.
• Cuando una decisión la toman varias personas, es más fácil que se acepte sin problemas por el resto de la empresa.
• Si la toma de decisiones recae sobre una sola persona, recurrir a un grupo y una decisión consensuada demuestras un liderazgo participativo y que se escucha a todos los participantes.
• Mejora la comunicación interdepartamental cuando en la toma decisiones se tienen en cuenta a representantes de cada departamento. Lo que también ayuda que las medidas que se deban implementar tengan mejor aceptación.

Un estudio de mejora de la toma de decisiones debiera garantizar que en la misma se dispusiese de los tres elementos en las mejores condiciones. Esto supone disponer de la información y el conocimiento necesario, en el formato más adecuado para ser utilizado en el proceso de toma de decisión. Es fundamental que en el proceso de toma de decisión se cuente con el conocimiento preciso, sean personas, reglas, criterios, etc. Por último, deberá existir una pauta que integre todos los pasos y elementos necesarios para la toma de decisión, en la secuencia adecuada, para garantizar el mejor resultado. Se deberán introducir mecanismos que permitan aprender de la experiencia, en base a analizar el resultado de la toma de decisiones, comparando el objetivo perseguido y la meta alcanzada, y extrayendo conclusiones que ayuden a mejorar las decisiones futuras. Una vez elegido un proceso de toma de decisión, en nuestro caso relacionado directamente con el conocimiento esencial para la organización, para el diseño de un sistema con orientación al apoyo de la toma de decisiones, se siguen los siguientes pasos.

 – Recoger las prácticas actuales en las tomas de decisiones analizadas.

 – Recoger las necesidades de mejora detectadas por los protagonistas.

-       Establecer las prácticas a implantar para la mejora de las tomas de decisión, analizadas siguiendo las indicaciones de la pauta general. Para recoger las prácticas actuales nos centramos en tres aspectos:

x La información utilizada.

 x El conocimiento utilizado.

 x El método de trabajo o modo operativo del proceso en el que se produce la toma de decisión.

Pasando a la estandarización de procesos tiene como objetivo estandarizar y organizar los flujos de trabajo con el fin de aumentar la productividad y hacer efectivos los beneficios. Cuando no hay un padrón, la tendencia es que los equipos actúen de manera diferente, dentro de lo que consideran ideal. De esta forma, no es posible realizar análisis de desempeño precisos, así como exigir acciones y actitudes específicas. La idea es orientar el desempeño, en base a experiencias que ya han funcionado para el negocio. Es decir: enumerar la forma más adecuada de llevar a cabo los procesos, con el fin de optimizarlos y generar mejores resultados.

Al estandarizar los procesos, es posible lograr resultados visiblemente positivos, tanto cuantitativos como cualitativos. 

1. Cualitativos: Implica la formación de los asistentes y de la mano de obra en general.
2. Cuantitativos: Promueve la reducción de gastos monetarios, ahorro de tiempo y mejor aprovechamiento de materiales.

Por lo tanto, este método se ha utilizado cada vez más como un medio para lograr la reducción de costos en la producción, en el producto o servicio final. Siempre con el objetivo, por supuesto, de mantener o mejorar la calidad.

Cada institución puede trabajar con un objetivo, que puede ser:

• Reducir costos;
• Ahorrar tiempo en la producción;
• Minimizar errores
• Siga una tendencia de mercado.

Estandarizar procesos no es una tarea trivial. Incluso puede resultar muy laborioso al principio. Sin embargo, después de implementar los cambios, los resultados valen la pena. 

 

 

Conclusión

Puedo concluir que la toma de decisiones en una empresa es un proceso clave para determinar la marcha y el futuro de la propia empresa; un mal proceso de toma de decisiones que continua en el tiempo terminará por abocar al fracaso a la empresa. Y aunque, generalmente, hay una o unas pocas personas implicadas en la elección final de las decisiones, escuchar más alternativas y propuestas de los diferentes niveles de la empresa, puede ayudar a dar con las decisiones más adecuadas y consensuadas para la empresa. Además, la toma de decisiones en la empresa se produce en todos sus niveles, desde aquellas que debe tomar la dirección o la gerencia y que afectan al conjunto de toda la empresa en el medio y largo plazo, como aquellas que toman los miembros de la plantilla en el desarrollo de su actividad diaria. Las tomas de decisiones de una organización rigen el curso de la misma, solo por esto se justificaría un análisis de las principales tomas de decisión de la organización, para estudiar y tratar de mejorar las condiciones en las que dichas decisiones se realizan. Por otra parte, el conocimiento se materializa y se hace útil en la toma de decisiones y en la resolución de problemas. En la toma de decisiones intervienen varios elementos, como son; – La información. – El conocimiento – El modo en que se desarrolla el proceso de la toma de decisiones. Un estudio de mejora de la toma de decisiones debiera garantizar que en la misma se dispusiese de los tres elementos en las mejores condiciones. Esto supone disponer de la información necesaria, y en el formato más adecuado para ser utilizada en el proceso de toma de decisión. Es fundamental que en el proceso de toma de decisión se cuente con el conocimiento preciso, sean personas, reglas, criterios, etc. Por último, deberá existir una pauta que integre todos los pasos y elementos necesarios para la toma de decisión, en la secuencia adecuada, para garantizar el mejor resultado. Se deberán introducir mecanismos que permitan aprender de la experiencia, en base a analizar el resultado de la toma de decisiones, comparando el objetivo perseguido y la meta alcanzada, y extrayendo conclusiones que ayuden a mejorar las decisiones futuras. En definitiva, la gestión del conocimiento ha de alinearse con la toma de decisiones clave de una organización, siendo necesario una identificación adecuada de dichas tomas de decisión para proceder a su optimización.

 

 

 

 

 

 

 

REFERENCIAS

-       José Ramón Betancourt, http://www.degerencia.com/articulo/toma_de_decisiones_obtener_el_exito

-       Kepner, Charles H. El nuevo directivo racional: análisis de problemas y toma decisiones. México, D.F. Mc Graw-Hill. 1983.

-       MENGUZZATO, M. Y J. RENAL: La dirección estratégica de la empresa: un enfoque innovador del management, Editorial Ariel Económica, España, 1997.

-       Romero C. (1993): Teoría de la decisión multicriterio: Conceptos, técnicas y aplicaciones. Alianza Editorial S. A. Madrid.

-       Weiss, W. H. Guía práctica para la toma de decisiones. Editorial Norma S. A., N. Y., 1987.