INTRODUCCIÓN
La toma de decisiones es el proceso de aprendizaje natural
o estructurado mediante el cual se elige entre dos o más alternativas, opciones
o formas para resolver diferentes situaciones o conflictos de la vida, la
familia, empresa, organización. Cada día tomamos decisiones para las cuales no
necesariamente tomamos la mejor opción. Cuando tomamos decisiones es necesario
estar conscientes que cada una trae consecuencias positivas o negativas y
también implica un riesgo. La toma de decisiones a nivel individual es
caracterizada por que una persona hace uso de su razonamiento y pensamiento
para elegir una decisión ante un problema o conflicto que presente la vida. Una
definición de lo que es tomar decisiones según Ramón Betancur es: “Tomar una
decisión siempre comienza por elegir entre decidir o no decidir. Al decidir,
estamos asumiendo el compromiso con los resultados que se quieren alcanzar,
mientras que al no decidir demostramos estar interesados en que las cosas
sucedan, pero sin hacer nada para lograr los resultados deseados. Lo que nos
lleva a una u otra cosa, son nuestros modelos mentales y es por ello que
debemos analizar los procesos de toma de decisiones a partir de estos.
Normalmente se decide para alcanzar el éxito y se eluden las decisiones cuando
se desea evitar el fracaso.” Las personas piensan bien o mal a la hora de tomar
decisiones; sin embargo, para poder tomar una buena decisión, hay que tener un
pensamiento crítico. El pensamiento es parte de nuestra naturaleza y hay que
reconocer que el acto de pensar está siempre relacionado con conocimiento,
porque este no se produce en el vacío; cuando uno piensa está siempre pensando
en algo o acerca de algo. La toma de decisiones es fundamental para cualquier
actividad humana; en este sentido, todos somos tomadores de decisiones, sin
embargo, tomar una buena decisión comienza con un proceso de razonamiento,
constante y focalizado, que incluye muchas disciplinas. En esa dirección, la
toma de decisiones es indispensable para las empresas pues una decisión mal
tomada, puede conllevar a una situación comprometedora. Por tal razón, las
personas encargadas de la toma de decisiones deben estar capacitadas y conocer
todas las características y pasos que constituyen este proceso con miras a
eliminar en lo posible valoraciones subjetivas al momento de elegir un curso de
acción.
PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN UNA EMPRESA, ASÍ COMO LOS
BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA ESTANDARIZADO PARA LLEVARLO A CABO.
La Toma de Decisiones es entonces el proceso durante el
cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de
nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar
decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo
de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los
administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores
responsabilidades. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a
una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por
hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de
gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como
el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas
depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede
variar en trascendencia y connotación. Los administradores consideran a veces
la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen
que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en
ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un
paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca
atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos. La toma de
decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son:
planeación, organización, dirección y control. Funciones administrativas dentro
de la organización al tomar decisiones: La Planeación: Selección de misiones y
objetivos, así como de las acciones para cumplirlas. Esto implica "Toma de
decisión".
La toma de decisiones consiste en encontrar una técnica
adecuada para resolver una situación problemática, en la que, además, hay una
serie de sucesos inciertos. Una vez que se ha detectado un problema, real,
imaginario, probable o no, y se ha decidido hacer un plan para enfrentarse a
el, hay que analizar la situación: hay que determinar los elementos que son
relevantes y obviar los que no lo son y analizar las relaciones entre ellos y
la forma que tenemos de influir en ellos. Este paso puede dar lugar a
problemas, cuando se tienen en cuenta aspectos irrelevantes y se ignoran
elementos fundamentales del problema. Una vez determinada cual es la situación
problemática y analizada en profundidad, para tomar decisiones, es necesario
elaborar modelos de acciones alternativas, extrapolarlas para imaginar el
resultado final y evaluar este teniendo en cuenta la incertidumbre de cada
suceso que lo compone y el valor que subjetivamente se le asigna ya sea
consciente o automáticamente. Así se obtiene una idea de las consecuencias que
tendría cada una de las acciones alternativas que se han definido y que puede
servir para elegir la conducta más idónea como el curso de acción que va a
solucionar el problema. Descrito así, el modelo de toma de decisiones puede
aplicarse a cualquier situación en la que hagamos un plan para afrontarla y no
solamente a las situaciones problemáticas. La preocupación es de preparar el
curso de acción y puede estar asociada a situaciones que nos causan ansiedad, a
cualquier problema que queramos resolver o cualquier acción creativa que
queramos desarrollar de forma controlada. En este sentido, habría que analizar
si preocuparse en tareas que no son problemáticas. Dado que las Decisiones son
tomadas por personas y para evitar que estas sean el producto solamente del
estado de ánimo del responsable y no se analicen todas las posibles
alternativas es indispensable establecer un método práctico para la toma de
decisiones. “Si no se trata de que la imaginación desvaríe, sino de que
componga bajo la vigilancia de la razón, tiene que haber algo completamente
seguro. Entonces es lícito, por lo que hace a la realidad del objeto, atenerse
a la mera opinión, la cual, para no ser arbitraria, ha de vincularse, como
fundamento explicativo, con lo realmente dado y, por lo tanto, cierto; entonces
se llama hipótesis.” (Emmanuel Kant)
Los administradores, los gerentes, los administradores de
fincas, los directores de fundaciones, los técnicos y otros empleados deben
tomar decisiones en una extensa variedad de situaciones, y ningún método de
toma de decisiones podría abarcarlas todas por sí solo. En general, sin embargo,
el responsable de tomar una decisión debe comenzar por definir con toda
precisión el problema que se le presenta, proceder después a evaluar las
soluciones alternativas y tomar finalmente una decisión. Las condiciones en que
se toman las decisiones, certidumbre, riesgos e incertidumbre, sirven de base a
un muy completo marco de referencia para la toma de decisiones. Las decisiones
pueden clasificarse como rutinarias, adaptativas o innovadoras. Estas
categorías son reflejo del tipo de problema que se enfrenta y del tipo de
soluciones consideradas.
Un sistema de gestión de calidad (SGC) abarca un conjunto
de normas y estándares internacionales que, interrelacionados entre sí,
promueven el cumplimiento de los requisitos de calidad en una organización.
Esto contribuye que los productos, servicios, y todos los procesos relacionados
a ellos, cumplan con las condiciones que se les exige.
Estos son los principales beneficios de contar con un sistema de gestión de
calidad:
- Generar
mayor eficiencia. Las empresas con un SGC
tienen el objetivo de maximizar la eficiencia y la calidad de sus
procesos. Establecen pautas para ser seguidas por todos los empleados con
el fin de llevar a cabo procesos comerciales y capacitaciones más
sencillas y menos agotadoras en términos de tiempo o gasto
financiero.
- Estimula
la moral de los empleados. Las funciones claras y
definidas, los sistemas de capacitación establecidos, así como una clara
comprensión de cómo sus roles afectan la calidad y el éxito del negocio,
son propios del enfoque de un SGC. Este busca que los empleados estén
motivados y satisfechos, ya que así se desempeñarán adecuadamente en la
organización.
- Ofrece
reconocimiento internacional. ISO 9001, la norma
que establece los requisitos para la implementación de un SGC, es una
marca mundial de gestión de calidad. Al implementar este sistema, tu
negocio parecerá digno de confianza. El objetivo de muchas empresas es
exportar a nivel internacional, y la acreditación ISO contribuirá en gran
medida a establecer la credibilidad en el ámbito comercial
internacional.
- Mejora
la gestión de procesos. Los directivos
pueden aprender qué mejoras son necesarias en un negocio a través de un
sistema de documentación y análisis. Este es un procedimiento
cuidadosamente planificado e implementado, que garantizará la toma de
decisiones correctas para el negocio y la eliminación de los riesgos de
cualquier error costoso.
- Ofrece
niveles más altos de satisfacción del cliente. ISO
9001 se basa en el principio de mejora continua. El estándar permite a las
empresas definir qué debe ser un producto de calidad y cómo deben
satisfacerse las necesidades de los clientes. Así, proporciona a las
empresas el marco para revisar periódicamente si se satisfacen estas
necesidades, con el objetivo de una mejora continua.
Los beneficios, entonces, se ven reflejados en los
resultados positivos a mediano y largo plazo en una empresa. Ahí radica la
importancia de implementarlo, más allá de que constituya un reto perfeccionar
los procesos para cumplirlo.
La toma de decisiones en una empresa es el proceso por
el que se escoge una opción entre varias posibles a la hora de afrontar un
problema y solucionarlo o para determinar cómo se llevará a cabo determinadas
acciones que afecten a la empresa, tanto en su conjunto como en áreas
más pequeñas de la misma.
Para el teórico William Greenwood la toma de decisiones es
«la elección entre varias alternativas posibles, teniendo en cuenta la
limitación de recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado».
Es decir, a través de la toma de decisiones en la empresa
se determina una situación o problema, se analizan las posibles alternativas
para solucionarlo y se aplicar aquella más adecuada, para después analizar si
el objetivo deseado se ha conseguido o no.
En un entorno tan cambiante como el actual, el proceso
de toma de decisiones en la empresa debe ser flexible y capaz de adoptar
diferentes enfoques, sin perder de vista, eso sí, el marco legal y seguir las
directrices marcadas por la compliancia de la empresa, para asegurar que toda
decisión tomada se hace dentro de lo dispuesto por las leyes.
El proceso de toma de decisiones en la empresa conlleva una
serie de ventajas y desventajas, aunque si el proceso se ha llevado a cabo
de forma correcta y grupal, estaremos hablando sobre todo de ventajas, como:
- Presentar
un mayor número de alternativas, gracias a las diferentes experiencias de
los participantes en el proceso.
- Cuando
una decisión la toman varias personas, es más fácil que se acepte sin problemas
por el resto de la empresa.
- Si
la toma de decisiones recae sobre una sola persona, recurrir a un grupo y
una decisión consensuada demuestras un liderazgo participativo y que se
escucha a todos los participantes.
- Mejora
la comunicación interdepartamental cuando en la toma decisiones se tienen
en cuenta a representantes de cada departamento. Lo que también ayuda que
las medidas que se deban implementar tengan mejor aceptación.
Un estudio de mejora de la toma de decisiones debiera
garantizar que en la misma se dispusiese de los tres elementos en las mejores
condiciones. Esto supone disponer de la información y el conocimiento
necesario, en el formato más adecuado para ser utilizado en el proceso de toma
de decisión. Es fundamental que en el proceso de toma de decisión se cuente con
el conocimiento preciso, sean personas, reglas, criterios, etc. Por último,
deberá existir una pauta que integre todos los pasos y elementos necesarios
para la toma de decisión, en la secuencia adecuada, para garantizar el mejor
resultado. Se deberán introducir mecanismos que permitan aprender de la
experiencia, en base a analizar el resultado de la toma de decisiones,
comparando el objetivo perseguido y la meta alcanzada, y extrayendo
conclusiones que ayuden a mejorar las decisiones futuras. Una vez elegido un
proceso de toma de decisión, en nuestro caso relacionado directamente con el
conocimiento esencial para la organización, para el diseño de un sistema con
orientación al apoyo de la toma de decisiones, se siguen los siguientes pasos.
– Recoger las
prácticas actuales en las tomas de decisiones analizadas.
– Recoger las
necesidades de mejora detectadas por los protagonistas.
- Establecer
las prácticas a implantar para la mejora de las tomas de decisión, analizadas
siguiendo las indicaciones de la pauta general. Para recoger las prácticas
actuales nos centramos en tres aspectos:
x La información utilizada.
x El conocimiento
utilizado.
x El método de
trabajo o modo operativo del proceso en el que se produce la toma de decisión.
Pasando a la estandarización de procesos tiene como
objetivo estandarizar y organizar los flujos de trabajo con el fin de
aumentar la productividad y hacer efectivos los beneficios. Cuando no hay
un padrón, la tendencia es que los equipos actúen de manera diferente, dentro
de lo que consideran ideal. De esta forma, no es posible realizar análisis de
desempeño precisos, así como exigir acciones y actitudes específicas. La idea es orientar el desempeño, en
base a experiencias que ya han funcionado para el negocio. Es decir: enumerar
la forma más adecuada de llevar a cabo los procesos, con el fin de optimizarlos
y generar mejores resultados.
Al estandarizar los procesos, es posible lograr
resultados visiblemente positivos, tanto cuantitativos como cualitativos.
- Cualitativos:
Implica la formación de los asistentes y de la mano de obra en general.
- Cuantitativos:
Promueve la reducción de gastos monetarios, ahorro de tiempo y mejor
aprovechamiento de materiales.
Por lo tanto, este método se ha utilizado cada vez más como
un medio para lograr la reducción de costos en la producción, en el producto o
servicio final. Siempre con el objetivo, por supuesto, de mantener o mejorar la
calidad.
Cada institución puede trabajar con un objetivo, que puede
ser:
- Reducir
costos;
- Ahorrar
tiempo en la producción;
- Minimizar
errores
- Siga
una tendencia de mercado.
Estandarizar procesos no es una tarea trivial. Incluso
puede resultar muy laborioso al principio. Sin embargo, después de implementar
los cambios, los resultados valen la pena.
Conclusión
Puedo concluir que la
toma de decisiones en una empresa es un proceso clave para determinar la
marcha y el futuro de la propia empresa; un mal proceso de toma de decisiones
que continua en el tiempo terminará por abocar al fracaso a la empresa. Y
aunque, generalmente, hay una o unas pocas personas implicadas en la elección
final de las decisiones, escuchar más alternativas y propuestas de los
diferentes niveles de la empresa, puede ayudar a dar con las decisiones más
adecuadas y consensuadas para la empresa. Además, la toma de decisiones
en la empresa se produce en todos sus niveles, desde aquellas que debe tomar la
dirección o la gerencia y que afectan al conjunto de toda la empresa en el
medio y largo plazo, como aquellas que toman los miembros de la plantilla en el
desarrollo de su actividad diaria. Las tomas de decisiones de una
organización rigen el curso de la misma, solo por esto se justificaría un
análisis de las principales tomas de decisión de la organización, para estudiar
y tratar de mejorar las condiciones en las que dichas decisiones se realizan.
Por otra parte, el conocimiento se materializa y se hace útil en la toma de
decisiones y en la resolución de problemas. En la toma de decisiones
intervienen varios elementos, como son; – La información. – El conocimiento –
El modo en que se desarrolla el proceso de la toma de decisiones. Un estudio de
mejora de la toma de decisiones debiera garantizar que en la misma se
dispusiese de los tres elementos en las mejores condiciones. Esto supone
disponer de la información necesaria, y en el formato más adecuado para ser
utilizada en el proceso de toma de decisión. Es fundamental que en el proceso
de toma de decisión se cuente con el conocimiento preciso, sean personas,
reglas, criterios, etc. Por último, deberá existir una pauta que integre todos
los pasos y elementos necesarios para la toma de decisión, en la secuencia
adecuada, para garantizar el mejor resultado. Se deberán introducir mecanismos
que permitan aprender de la experiencia, en base a analizar el resultado de la
toma de decisiones, comparando el objetivo perseguido y la meta alcanzada, y
extrayendo conclusiones que ayuden a mejorar las decisiones futuras. En
definitiva, la gestión del conocimiento ha de alinearse con la toma de
decisiones clave de una organización, siendo necesario una identificación
adecuada de dichas tomas de decisión para proceder a su optimización.
REFERENCIAS
-
José Ramón Betancourt, http://www.degerencia.com/articulo/toma_de_decisiones_obtener_el_exito
-
Kepner, Charles H. El nuevo directivo racional:
análisis de problemas y toma decisiones. México, D.F. Mc Graw-Hill. 1983.
-
MENGUZZATO, M. Y J. RENAL: La dirección
estratégica de la empresa: un enfoque innovador del management, Editorial Ariel
Económica, España, 1997.
-
Romero C. (1993): Teoría de la decisión
multicriterio: Conceptos, técnicas y aplicaciones. Alianza Editorial S. A.
Madrid.
-
Weiss, W. H. Guía práctica para la toma de
decisiones. Editorial Norma S. A., N. Y., 1987.
